ZKA-ja identifikon mangësi në sistemin e menaxhimit të pagave në sektorin publik

Periskopi.com Lajme

Pavarësisht ekzistencës se kontrolleve manuale për të ruajtur besueshmërinë e sistemit, rezultatet e auditimit kanë venë në pah se procesi i ekzekutimit të pagave si dhe sistemi që menaxhon këtë proces ka nevojë për përmirësim, me qëllim të rritjes së efektivitetit dhe saktësisë së të dhënave. 

Zyra Kombëtare e Auditimit (ZKA) sot ka publikuar raportin e auditimit të teknologjisë së informacionit “Sistemi për Menaxhimin e Pagave”.

Ky auditim kishte për qëllim vlerësimin nëse ekziston një mjedis efektiv i kontrollit që siguron se Sistemi për Menaxhimin e Pagave (Payroll) mbështet procesin e pagave, si dhe ofron të dhëna të sakta, të besueshme, të tërësishme dhe në kohë.

Rezultatet e auditimit tregojnë se Thesari nuk ka të vendosur strukturë organizative të përshtatshme për funksionimin e duhur të sistemit dhe procesi i punës nuk ishte i bazuar në objektiva strategjike për të mbështetur këtë sistem duke rrezikuar që të mos përmbush objektivin e tij rreth menaxhimit të pagave për sektorin publik.

Në mungesë të procedurave dhe planeve adekuate strategjike, Thesari rrezikon që të mos arrihet objektivi i paraparë i organizatës dhe ndryshimet në proceset për realizimin e pagave të mos arrihen. “Vendosja e divizionit të TI-së dhe divizionit të pagave në pozicion jo të duhur, ndarja joadekuate e detyrave si dhe mungesa e strukturës së qartë organizative, bëjnë që procesi i pagave të mos mund të jetë transparent dhe llogaridhënës, gjithashtu rrezikon në mosarritjen e qëllimeve dhe përmbushjen e nevojave të tij”, thuhet në raportin e auditimit.

Po ashtu Sistemi për menaxhimin e pagave nuk ka dokumentim të proceseve si dhe nuk ka kontrolle të mjaftueshme për ndryshimet që bëhen në këtë sistem. Kjo rrit rrezikun që në sistem të ketë gabime, ndryshime të pa aprovuara ose aksidentale.

Auditimi ka venë ne pah se kontrollet e aplikacionit të vendosura në sistemin e pagave nuk janë të mjaftueshme për të mbështetur procesin e pagave. Kontrollet e aplikacionit kishin mangësi që nga vendosja e të dhënave hyrëse, përpunimit të pagave si dhe në kontrollet e sigurisë së informacionit në këtë sistem.

Gjithashtu në sistemin e pagave fusha për regjistrimin e përvojës së punës nuk kishte të vendosur kontrollet hyrëse të nevojshme. Sistemi nuk mundëson regjistrimin e kategorive të veçanta për zyrtarët publik si dhe janë identifikuar raste me statusin e dy pagave primare në sistem. Mangësi janë identifikuar edhe në kalkulim te përvojës së punës ku shtesa e përvojës së punës nuk kalkulohet në muajin në të cilin përmbushet kriteri prej një viti si dhe kalkulimi i shtesës së përvojës së punës bëhet për një vit më pak nga sa ju takon dhe  nuk është në përputhje me vitet në sistem. Kjo mangësi kishte filluar të paraqitet qysh nga viti 2018.

Sipas gjetjeve të këtij auditimi, Thesari nuk kishte hartuar një procedurë për menaxhimin dhe  monitorimin e llogarive të përdoruesve të sistemit për menaxhimin e pagave, ekzistojnë qasje të plota të të njëjtit zyrtarë në aplikacion dhe në bazën e të dhënave të SMP-së si dhe nuk ka mekanizma për monitorimin e aktiviteteve të këtyre përdoruesve. Kjo mund të ndikoj në rritjen e rrezikut të mos identifikimit të gabimeve apo keqpërdorimeve të mundshme.

Meqenëse përmes sistemit për menaxhimin e pagave paguhen të gjithë të punësuarit në sektorin publik në Republikën e Kosovës, dhe se në këtë sistem menaxhohen rreth 30% të shpenzimeve të buxhetit të shtetit dhe administrohen mesatarisht tetëdhjetëetremijë (83,000) paga çdo muaj,   Auditorja e Përgjithshme, Vlora Spanca, ka thënë se rezultatet e auditimit kanë venë në pah se procesi i ekzekutimit të pagave si dhe sistemi që menaxhon këtë proces kanë nevojë për përmirësim, me qëllim të rritjes së efektivitetit dhe saktësisë së të dhënave.  Prandaj ka rekomanduar institucionet përgjegjëse që t’i ndërmarrin hapat e nevojshme për të siguruar se sistemi që përdoret për menaxhimin e pagave t’i përmbajë standardet e kërkuara duke  menaxhuar  në mënyrë efikase shpërndarjen e tyre.

Me qëllim të adresimit të çështjeve rreth qeverisjes së TI-së, operacioneve të TI-së dhe kontrolleve të aplikacionit si dhe procesit të pagave në përgjithësi, përmes këtij raporti të auditimit Zyra Kombëtare e Auditimit ka dhënë 19 rekomandime për Ministrinë e Financave, Punës dhe Transfereve.

Raportin e plotë të auditimit të teknologjisë së informacionit “Sistemi për Menaxhimin e Pagave” e gjeni në këtë link: https://bit.ly/3MzS3g9